РУ
Електронний документообіг — це не просто данина сучасній моді. Це інструмент, який дозволяє підвищити ефективність і, як наслідок, прибутковість будь-якого підприємства. Незалежно від розмірів компанії сервіс Star.Docs — це рішення, що відкриває нові горизонти для планування, аналізу та управління фірмою.
Что «умеет» сервис Star.Docs?
Майже кожний процес на підприємстві супроводжується документом. Накладні, накази, листи контрагентам, рахунки-фактури. Усе це потрібно створити, роздрукувати, віддати на підпис, передати… Усі паперові процеси займають досить багато часу. А його можна використати з більшою користю. Наприклад, розробляти нові проєкти, які принесуть додатковий дохід.
Star.Docs — інструмент, що дозволяє звести витрати на документообіг до мінімуму.
Створення документів
Під час запуску системи створюються шаблони всіх необхідних у компанії документів. Надалі користувачеві достатньо внести змінні дані у форму. Для окремих документів передбачена функція автозаповнення.
Підпис
Щоб засвідчити документ, не потрібно нести його до керівника чи іншої відповідальної особи. Юридичну силу йому надають за допомогою електронного цифрового підпису. Процедура займає кілька секунд. Процес постановки завдань і контролю їх виконання також можна здійснювати через систему.
Обмін документами
У минулому залишилися кур'єрська та поштові доставки. Не потрібно довіряти важливі документи стороннім і довго очікувати отримання підписаного контрагентом варіанту. Ознайомлення та підписання в системі відбуваються онлайн і займають не більше 5 хвилин. З Star.Docs також просто подавати звітність до контролюючих органів.
Зберігання та пошук
Величезні архіви та години, витрачені на систематизацію, більше не потрібні. Система самостійно відсортує документи і знайде потрібний за запитом.
Аналіз та планування
Star.Docs вміє збирати всі необхідні для аналізу дані. Достатньо задати параметри відбору, і вся необхідна для планування інформація буде згрупована. Крім того, система може виконати первинну аналітику.
Як перейти на електронний документообіг?
Сам по собі процес переходу надзвичайно простий. Працівники компанії підключать і протестують систему, нададуть навчальні матеріали. Але слід подбати також про дотримання норм закону при використанні сервісу електронного документообігу.
Щоб перейти на ЕДО, необхідно:
- Створити документ (поки що паперовий) про впровадження електронного документообігу. Це своєрідна інструкція, у якій прописані основні норми зберігання, архівування та використання електронних документів.
- Оформити електронний цифровий підпис. Зробити це можна в одному з акредитованих центрів, а також в Ощадбанку і ПриватБанку.
- Підключити сервіс електронного документообігу та провести навчання для працівників.
- Повідомити партнерів про перехід на електронний документообіг і підписати з ними договір-угоду.
- Видати наказ на підприємстві про перехід на електронний документообіг.
